Szinte minden cég életében eljön az a pillanat, amikor már olyan mennyiségű dokumentum halmozódik fel a hétköznapi munka során, hogy egy-egy szükséges információ megkeresése komoly kihívásokat jelent. Legyen az egy megrendelés visszaigazolása, egy kiment árajánlat legutolsó verziója, egy fontos szerződés, egy szállítólevél, vagy mondjuk egy számla. Számos nagyvállalatnál csak a postai úton érkező dokumentumok napi mennyisége is több ezerre rúg. Belátható, hogy ezek feldolgozása bizonyos szint után már nem megoldható manuálisan, pusztán emberi erőforrások igénybevételével. Minden cég számára létfontosságú, hogy milyen hatékonysággal dolgoznak a munkatársak, hiszen a személyes és csoportos hatékonyság növelése kedvezőbb piaci pozícióba juttathatja a vállalatot. Ehhez azonban elengedhetetlen az együttműködés és a dokumentumkezelés hatékonyságának növelése, ami a munkafolyamatok optimalizációján túl szükségessé teszi a fejlett technológiai megoldások alkalmazását is. Egy döntéshozatal során az üzlet sikere sokszor azon múlik, hogy a szükséges információk pillanatokon belül a megfelelő munkatárs birtokába kerülnek.

Ha a szükséges információ könnyebben és gyorsabban áll rendelkezésre, akkor annak kezelésére is kevesebb időt kell ráfordítani, így a rövidebb ügyintézés egyrészt alacsonyabb költségeket, másrészt pedig magasabb ügyfél elégedettséget jelent. Az elektronikus dokumentumkezelés bevezetésével  ezek a problémák könnyen megoldhatók, a rendszer automatizálása rövid időn belül anyagi megtérülést és egyértelműen mérhető eredményt hoz a felhasználók számára. A dokumentumkezeléshez cégünk olyan professzionális hardver és szoftver elemeket kínál, amelyek túlmutatnak az egyszerű szövegfelismerésen, így a konverzió során a képi információkból kinyert adatok könnyedén felhasználhatók a korszerű vállalati tartalomkezelő rendszerekben is.

Ezen célok hatékony elérése érdekében cégünk a megbízható CANON, FUJITSU, KODAK dokumentum szkennereket, és a COLORTRAC nagyformátúmú  szkennereit forgalmazza, valamint a NETTEAM komplex iratkezelő rendszereit közvetíti ügyfeleink részére.

Bővebb ismertetőért klikeljen ide, vagy a képre!

Kezdetben egy számológép, egy iratmegsemmisítő és az írógépek különböző generációi adták meg az irodai munka színvonalát. Aztán beléptek a számítógépek korai, majd egyre kisebb és újabb nemzedékei, aminek sodrásában egyre újabb és a manuális munkát kiváltó szoftverek jelentek meg a piacon. Az egyre kifinomultabb, szélesebb körű igények pedig újabb és újabb fejlesztésekre ösztönözték a gyártókat. A modern iroda papírmentes világa valóság lett. Azonban nem mindegy, hogy milyen eszközöket választ a döntéshozó: megfelelő előkészítés, körültekintés szükséges a megfelelő irodai szoftverek, így az iratkezelő szoftverek alkalmazásakor. Nézzük, milyen lehetséges szempontok végiggondolásával készíthető elő a digitális iratkezelés bevezetése.

 Használhatóság 
Ez a szervezeti szintű és az egyéni felhasználást egyaránt jelenti. Mit is kell pontosan elemezni? A szervezet jelenlegi dokumentumkezelési tudását, kultúráját, gyakorlatát, de talán ennél is fontosabb a megtámogatni kívánt szervezeti folyamat részfunkcióit, céljait, igényeit és a kapcsolódó folyamatokat. Érdemes azt is mérlegelni, milyen új, eddig nem használt lehetőséggel élhetünk az új rendszer bevezetésekor.
Nagyon fontos tény a szoftverválasztáskor a dokumentumforgalom mennyisége, keletkezési helye, akár szezonalitása, és nem utolsó sorban a hardver és kapcsolódó elemek adta adottságok.

Összetettség

A dokumentumkezelés meglehetősen kevéssé körülhatárolt fogalom, és ezek a rosszul definiált határok is folyamatosan változnak, hiszen 20 éve még nem beszéltünk e-mailekről. Gondoljuk végig a dokumentumok típusát, jellegét, az iratkezelést általában, az archiválás, irattározás rendszerét, hogyan támogatják munkafolyamatokat, milyen formanyomtatvány, bizonylatfeldolgozás van érvényben és ezek hogyan kapcsolódnak a portálhoz. A felsorolás hosszúnak tűnik, de megéri a fáradtságot.

Teljesítmény

A teljesítmény szorosan összefügg az idővel. A technológia, tárolási megoldások, visszakeresési eljárások, adatbáziskezelők mind azt kell támogassák, hogy megfelelő időn belül a felhasználók elvégezzék feladataikat. A cél, hogy minden csak annyi időt vegyen igénybe, amennyit súlya, értéke és későbbi használhatósága révén megkövetel.

Együttműködés, interoperabilitás más szoftverekkel

Egy szervezetnél kevéssé elképzelhető, hogy egyetlen informatikai rendszer lásson el minden üzleti/core-, vagy háttértevékenység támogatást. A dokumentumkezelő (iratkezelő szoftver) rendszerhez más szoftverek csatlakoznak, ezért fontos szempont, hogy a rendszer működjön együtt más rendszerekkel. Épp ilyen fontos az operációs rendszer állapota és fejlesztési igényének ténye is.

Adminisztráció

Fontos szempont lehet a kiválasztásnál a rendszer, iratkezelő szoftver menedzselhetősége. Érdemes a felhasználói szempontok figyelembevételén túl gondolni azokra is, akik majd adminisztrátorként működtetik a szoftvert. A program feltehetően kisebb-nagyobb fejlesztéseken esik majd át idővel. Ezeknek az elterjesztését, minden felhasználóhoz történő eljuttatását is meg kell oldani – tehát kiemelt jelentőséget kap a gyors, áttekinthető képzési háttér lehetősége.

A beszerzési költségek

Gyakori az elgondolás, hogy a dokumentumkezelőért bármennyit is kell fizetni az túl sok, hiszen eddig nélküle működött a szervezet. A rendszer funkciói határozzák meg azt amit erkölcsi és anyagi értelemben megtérülésnek nevezhetünk. Az előkészítő felmérések és a rendszer alkalmazásának követése azonban segít a megfelelő méretű és csak a valóban szükséges költségeket igénylő szoftver kiválasztását.


Karbantartás, támogatás, fejlesztés

A beszerzési után további költségelemekkel is számolni kell, hiszen a rendszert működtetni kell. A garanciális időszak után a hibák javítását meg kell oldani és az eseti hibajavítás ára arányaiban a tapasztalatok szerint nagyobb, mint az átalánydíjas megállapodás szerinti összegek.
Nézzünk utána, mennyibe kerülnek a további fejlesztések is. A fejlesztéseket azonban a mostantól számított negyedik esztendőben ne követeljük abszolút értékben, mert elemzők szerint is nehezen megválaszolható kérdés.

Megtérülés

Törekedjünk a gyors megtérülést kimutató rendszert választani, azonban ne kapjon túl nagy nyomatékot ez a szempont. Egy vezetőnek nagyon például a ROI vagy TCO, de mivel a legritkábban tudja megítélni a számításnál használt tényezők hibájának szóródását, nem lehet kizárólag ennek alapján dönteni.

A befektetés védelme

Egy jól működő dokumentumkezelő rendszer, iratkezelő szoftver legalább olyan hatást képes gyakorolni egy szervezetre, mint egy vállalatirányítási program. Teljes kiterjedtségében hasonlóan bonyolult lehet, érintve a front- és back területeket egyaránt. A dokumentumkezelés jelentős szakmai- és mellette jelentős dokumentumkezelési ismeretet igényel. Szinte minden embert érinthet a szervezeten belül, és az ára lehet, felér egy jó vállalatirányítási rendszer ellenértékével. Ezért mindenféleképp érdemes megbecsülni, úgy gondolni rá, mint befektetésre.