1. Adatkezelő és elérhetőségei
Adatkezelő: Profil-Copy Iroda és Másolástechnikai Kft
(továbbiakban Profil-Copy Kft)
Adatkezelő székhelye: 6724 Szeged, Mars tér 15/b
Adatkezelő postacíme:6724 Szeged, Mars tér 15/b
Adatkezelő cégjegyzék száma: 06-09-006311
Adatkezelő telefonszáma:62/477-584
Adatkezelő email címe: adatvedelem@profilcopy.hu
Adatkezelő képviselője: Heizlerné Kismándor Tímea
2. Adatkezelés, adatvédelem során használatos fogalmak
Adatvédelem: Az adatok kezelésével kapcsolatos törvényi szintű jogi szabályozás formája, amely az adatok valamilyen szintű, előre meghatározott csoportjára vonatkozó adatkezelés során érintett személyek jogi védelmére és a kezelés során felmerülő eljárások jogszerűségeire vonatkozik.
Adatbiztonság: Az adatok jogosulatlan megszerzése, módosítása és tönkretétele elleni műszaki és szervezési intézkedések és eljárások együttes rendszere.
Adat, személyes adat: Az általános európai adatvédelmi rendelet (General Data Protection Regulátion-GDPR) értelmében személyes adatnak minősül minden olyan információ, ami egy azonosított vagy azonosítható természetes személyre (érintettre) vonatkozik.
Személyes adat az érintettel kapcsolatba hozható adat – különösen az érintett neve, azonosító jele, valamint egy vagy több fizikai, fiziológiai, mentális, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára jellemző információ -, valamint az adatból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés.
Adatkezelő: az a személy vagy szervezet, aki/amely az adtok kezelésének célját meghatározza, az adatkezelésre vonatkozó döntéseket meghozza és végrehajtja, vagy az általa megbízott adatfeldolgozóval végrehajtatja.
Adatfeldolgozó: az a személy vagy szervezet, aki/amely az adatkezelővel kötött szerződés alapján az adatok feldolgozását végzi
Adatfeldolgozás: az adatkezelési művelethez kapcsolódó technikai feladatok elvégzése
3. Adatkezelés célja, időtartama, kezelt adatok köre, adatkezelés jogszabályi háttere és jogalapja
3.1.Az adatkezelés jogszabályi háttere és jogalapja:
Az adatkezelés hátterét az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (Infotv.) és a
Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény (Ptk.), a számvitelről szóló 2000.évi C.tv.169.§-a, az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCIII.törvény valamint a GDPR 6. cikke és az Infotv.5. § (1) bekezdés a) pontjával összhangban a Profil-Copy Kft jogos érdeke egyben jelentik a jogalapot a jogszerű adatkezelésre.
A személyes adatait a következő jogelvek alapján kezelhetjük:
• GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pontja szolgál az adatkezelés alapjául, amelyhez beszerezzük az Ön hozzájárulását bizonyos adatkezelési célokra.
• GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja szabályozza, hogy a személyes adatok kezelhetők egy szerződés teljesítése érdekében, pl. egy termék vásárlásával kapcsolatosan. Ugyanez vonatkozik azokra az adatkezelési tevékenységekre is, amelyek szükségesek a szerződés megkötése előtti tevékenységekhez, mint pl. termékekkel vagy szolgáltatásokkal kapcsolatos érdeklődések (árajánlat kérések) kezelése.
• GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja olyan esetekben alkalmazandó, amikor jogi kötelezettség írja elő számunkra az adatkezelést, például az adókötelezettségekkel kapcsolatosan.
• GDPR 6. cikk (1) bekezdés d) pontja tartalmazza, hogy személyes adatok kezelhetők az Ön vagy más természetes személyek létfontosságú érdekeinek védelmében.
• GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja a jogos érdekünkre vonatkozik, például amikor a megrendelések teljesítése érdekében szolgáltatókat veszünk igénybe (pl. kiszállítási szolgáltatások), amikor statisztikai felmérést és elemzéseket végzünk, vagy amikor naplózzuk a belépési kísérleteket. Az érdekünk abban áll, hogy felhasználóbarát, tetszetős és biztonságos weboldalt tudjunk biztosítani és optimalizálhassuk azt oly módon, hogy az mind szolgálja az üzleti érdekeinket, mind pedig megfeleljen az Ön elvárásainak.
3.2.Webshopunkba történő regisztrálás (ügyfélkapu) folyamán az adatkezlés
| Adatkezelés önkéntessége | Jogalap | Kezelt adatok | Adatkezelés célja | Adatkezelés időtartama |
| önkéntes | Az érintett előzetes kifejezett hozzájárulása | Név(személyes vagy cég)Lakcím vagy székhely, Telefonszám, Email cím, jelszó | A rendelés teljesítése, ezzel összefüggő esetleges kérdések tisztázása. A regisztráció során megadott adatok tárolásával az Adatkezelő kényelmesebb szolgáltatást tud biztosítani (pl. az érintett adatait újabb vásárláskor nem kell ismét megadni) | A rendelés teljesítése, az esetleges igényérvényesítés elévülési ideje, határideje. Az érintett hozzá-járulásának visszavonásáig, vagy a regisztráció törléséig. |
3.3. Szállítás során az adatkezelés
| Adatkezelés önkéntessége | Jogalap | Kezelt adatok | Adatkezelés célja | Adatkezelés időtartama |
| önkéntes | Az érintett előzetes kifejezett hozzájárulása | Név(személyes vagy cég)Lakcím vagy székhely, Telefonszám, Email cím | A rendelés teljesítése, ezzel összefüggő esetleges kérdések tisztázása. | A szállítás teljesítése, az esetleges igényérvényesítés elévülési ideje, határideje. |
3.4. Számlázás adatkezelése
| Adatkezelés önkéntessége | Jogalap | Kezelt adatok | Adatkezelés célja | Adatkezelés időtartama |
| Törvény alapján kötelező | Számviteli és adótörvény | Név(személyes vagy cég)Lakcím vagy székhely, Adószám | A számviteli bizonylatolási kötelezettség teljesítése | A számvitelről szóló 2000.évi C.tv.169.§-a alapján, legalább 8 év Az adózás rendjéről szóló 2003. Évi XCIII.tv-ben meghatározott időtartam. |
3.5. Hírlevél küldéshez adatkezelés
| Adatkezelés önkéntessége | Jogalap | Kezelt adatok | Adatkezelés célja | Adatkezelés időtartama |
| önkéntes | Az érintett előzetes kifejezett hozzájárulása | Email cím | Az adatkezelő termékeiről, szolgáltatásairól való tájékoztatás | A z érintett kérésére az adatkezelő az adatkezelést haladéktalanúl megszünteti, az adatokat törli. Az adatkezelés időtartamai így a hozzájárulás fennállásának időszaka(leiratkozás) |
3.6. Szerviz szolgáltatással összefüggő, weboldalon vagy emilen történt számláló bejelentés adatkezelése
| Adatkezelés önkéntessége | Jogalap | Kezelt adatok | Adatkezelés célja | Adatkezelés időtartama |
| Önkéntes | Számviteli és adótörvény | Név (személyes vagy cég)Kitöltő személyes neve, Telefonszám, Email cím | A számviteli bizonylatolási kötelezettség teljesítése, mivel ez képezi a számla teljesítési igazolását | A számvitelről szóló 2000.évi C.tv.169.§-a alapján, legalább 8 év Az adózás rendjéről szóló 2003. Évi XCIII.tv-ben meghatározott időtartam. |
3.7. Weboldalon vagy emailen történt hibabejelentés, kellékanyag igénylés adatkezelése
| Adatkezelés önkéntessége | Jogalap | Kezelt adatok | Adatkezelés célja | Adatkezelés időtartama |
| Önkéntes | Az érintett kifejezett hozzájárulása | Név (személyes vagy cég)Kitöltő személyes neve, Telefonszám, Email cím | A hiba bejelentésének felvétele, emailen történő visszaigazolásához, az esetleges kérdések tisztázása végett. | A bejelentett hiba elháításáig. |
3.8. Weboldalon történt ajánlatkérés adatkezelése
| Adatkezelés önkéntessége | Jogalap | Kezelt adatok | Adatkezelés célja | Adatkezelés időtartama |
| Önkéntes | Az érintett kifejezett hozzájárulása | Név (személyes vagy cég, Kitöltő személyes neve,, Telefonszám, Email cím | Az árajánlat elkészítése az esetleges kérdések tisztázása végett. | Az árajánlat elkészítéséig, illetve szerződés kötés esetén annak érvényességi ideje alatt. |
3.9. Szerződéssel rendelkező ügyfeleink adatainak kezelése
| Adatkezelés önkéntessége | Jogalap | Kezelt adatok | Adatkezelés célja | Adatkezelés időtartama |
| Önkéntes | Az érintett kifejezett hozzájárulása, amelyet a szerződés kitöltésével és aláírásával tesz meg. | Név (személyes vagy cég, Adószám, Pénzügyi vezető neve, elérhetősége, Kapcsolattartók neve, elérhetőségei | A szerződés teljesítése érdekében gyűjtjük, tároljuk a szerződésben rögzített adatokat. | A szerződés megszűnését követően, a számvitelről szóló 2000.évi C.tv.169.§-a alapján, legalább 8 évig őrizzük meg a szerződéseket. |
3.9. Munkalapokon a megrendeléssel kapcsolatos személyes adatok kezelése
| Adatkezelés önkéntessége | Jogalap | Kezelt adatok | Adatkezelés célja | Adatkezelés időtartama |
| Önkéntes | Az érintett kifejezett hozzájárulása amelyet a megrendelőlap kitöltésével és aláírásával tesz meg. | Név (személyes vagy cég Kapcsolattartók neve, elérhetőségei | A megrendelés teljesítése érdekében gyűjtjük, tároljuk a munkalapon rögzített adatokat. A jogszabálynak megfelelően a számla kiállítását alátámasztó számviteli bizonylat. | A megrendelés teljesítésé követően, a számvitelről szóló 2000.évi C.tv.169.§-a alapján, legalább 8 évig őrizzük meg a számlát alátámasztó bizonylatot, a számlához hozzátűzve. |
3.10 A beküldött Önéletrajzok adatkezelése (weboldalon, vagy e-mailben):
| Adatkezelés önkéntessége | Jogalap | Kezelt adatok | Adatkezelés célja | Adatkezelés időtartama |
| Önkéntes | Az érintett kifejezett hozzájárulása | Név, Cím, E-mail cím, Telefonszám, Referenciák, Munkahelyek, Iskolai, végzettség, Egyéb a jelentkező által közölt adatok | A meghirdetett állásajánlatra érkező Önéletrajzokat az Adatkezelő feldolgozza, és aszerint a pályázókat a felvételiztetési eljárásba be tudja vonni. | A meghirdetett állásajánlat lezárásáig |
4. Az érintettek jogainak érvényesítése
Az érintett tájékoztatást kérhet személyes adatai kezeléséről, valamint kérheti személyes adatainak helyesbítését, illetve – a jogszabályban elrendelt adatkezelések kivételével – törlését a
e-mail címen.
4.1. Tájékoztatáshoz való jog
Az érintett kérelmére a Profil-Copy Kft tájékoztatást ad az általa kezelt, illetve az általa vagy rendelkezése szerint megbízott adatfeldolgozó által feldolgozott adatairól, azok forrásáról, az adatkezelés céljáról, jogalapjáról, időtartamáról, az esetleges adatfeldolgozókról, azok adatkezeléssel összefüggő tevékenységéről, az adatvédelmi incidens körülményeiről, hatásairól és az elhárítására megtett intézkedésekről, továbbá az esetleges adattovábbítás jogalapjáról és címzettjéről.
A Profil-Copy Kft az érintett személyes adatának kezelésével összefüggő kérelmére, annak benyújtásától számított legkésőbb 25 napon belül írásban, közérthető formában választ ad.
A tájékoztatás kiterjed az Infotv. 15. § (1) bekezdésében meghatározott információkra, amennyiben az érintett tájékoztatása törvény alapján nem tagadható meg.
A valóságnak nem megfelelő adatot az adatkezelő – amennyiben a szükséges adatok és az azokat bizonyító közokiratok rendelkezésre állnak – helyesbíti, az Infotv. 17. § (2) bekezdésében meghatározott okok fennállása esetén intézkedik a kezelt személyes adat törlése iránt.
4.2. Tiltakozás joga
Az érintett tiltakozhat személyes adatának kezelése ellen.
A Profil-Copy Kft a tiltakozást a kérelem benyújtásától számított legrövidebb időn belül, de legfeljebb 25 napon belül megvizsgálja, annak megalapozottsága kérdésében döntést hoz, és döntéséről a kérelmezőt írásban tájékoztatja.
Amennyiben a tiltakozás megalapozott, a Profil-Copy Kft az adatkezelést megszünteti, és az adatokat zárolja, valamint a tiltakozásról, továbbá az annak alapján tett intézkedésekről értesíti mindazokat, akik részére a tiltakozással érintett személyes adatot korábban továbbította, és akik kötelesek intézkedni a tiltakozási jog érvényesítése érdekében.
Ha az érintett a tiltakozás tárgyában hozott döntéssel nem ért egyet, vagy a határidőt a Profil-Copy Kft elmulasztja, az érintett a döntés közlésétől, illetve a határidő utolsó napjától számított 30 napon belül belül az Infotv. 22. §-ában meghatározottak szerint bírósághoz fordulhat.
Amennyiben a tiltakozás indokolt, az adatkezelő az Infotv. 21. § (3) bekezdésében meghatározottak szerint jár el.
4.3. Zárolás
A Profil-Copy Kf zárolja a személyes adatot, ha az érintett ezt kéri, vagy ha a rendelkezésére álló információk alapján feltételezhető, hogy a törlés sértené az érintett jogos érdekeit. A zárolt személyes adat kizárólag addig kezelhető, ameddig fennáll az az adatkezelési cél, amely a személyes adat törlését kizárta.
4.4. Törlés
A Profil-Copy Kf a személyes adatot törli, ha kezelése jogellenes, az érintett kéri, a kezelt adat hiányos vagy téves – és ez az állapot jogszerűen nem orvosolható – feltéve, hogy a törlést törvény nem zárja ki, az adatkezelés célja megszűnt, vagy az adatok tárolásának törvényben meghatározott határideje lejárt, azt a bíróság vagy a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH)elrendelte.
A személyes adatok törlésére, zárolására, helyesbítésére 25 nap áll a Profil-Copy Kft rendelkezésére. A Profil-Copy Kft a megtett intézkedéseiről az érintettet, továbbá mindazokat értesíti, akiknek korábban az adatot adatkezelés céljára továbbította.
A Profil-Copy Kft az érintett adatainak jogellenes kezelésével vagy az adatbiztonság követelményeinek megszegésével másnak okozott kárt, illetve az általa vagy az általa igénybe vett adatfeldolgozó által okozott személyiségi jogsértés esetén járó sérelemdíjat is megtéríti. Az adatkezelő mentesül az okozott kárért való felelősség és a sérelemdíj megfizetésének kötelezettsége alól, ha bizonyítja, hogy a kárt vagy az érintett személyiségi jogának sérelmét az adatkezelés körén kívül eső elháríthatatlan ok idézte elő. Ugyanígy nem téríti meg a kárt, amennyiben az a károsult szándékos vagy súlyosan gondatlan magatartásából származott.
5. lletékes hatóság:
Az érintett a Profil-Copy Kft adatkezelési eljárásával kapcsolatos panasszal a NAIH-hoz fordulhat:
név: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság
székhely: 1024 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/C.
honlap: www.naih.hu
Az érintett – választása szerint – bírósági úton is érvényesítheti igényét. A per elbírálása a törvényszék hatáskörébe tartozik.
6. Adatfeldolgozó igénybevételéről és az adatkezeléshez kapcsolódó tevékenységükről:
6.1 Az elektronikus adatok tárolására irányuló adatkezelés:
6.1.1 Adatfeldolgozó neve: ExPanda Kft.
Adatfeldolgozó címe: 1161 Budapest, Árpád u. 7.
Az Adatfeldolgozó az Adatkezelővel kötött írásbeli szerződés alapján az ügyviteli és szerviz rendszer („Panda” rendszer: számlázás, raktározás, könyvelés, hibabejelentések, szerviz törzsadatok, munkalapok) üzemeltetését, fejlesztését végzi, azon belül személyes adatok megismerésére nem jogosult.
6.1.2 Emailek
Adatfeldolgozó neve: Algonet kft
Adatfeldolgozó címe: Baja, Kodály u.11/3
Az Adatfeldolgozó az Adatkezelővel kötött írásbeli szerződés alapján az adatok a adatkezelőnél működő web szerveren tárolódnak, arról biztonsági mentéseket végzi el. Az adatokat 14 naponként törli. Az ott tárolt adatok megismerésére nem jogosult.
6.2 A biztonsági mentésekhez kapcsolódó adatkezelés:
Adatfeldolgozó neve: Algonet Kft
Adatfeldolgozó címe: Baja, Kodály u.11/3
Az Adatfeldolgozó az Adatkezelővel kötött írásbeli szerződés alapján az adatok biztonsági mentéseket végzi el. Az ott tárolt adatok megismerésére nem jogosult.
6.3 Könyveléssel kapcsolatos adatkezelés:
Adatfeldolgozó neve: Ecofix Kft.
Adatfeldolgozó címe: 1037, Budapest Mácsonyfa u.8.
Az Adatfeldolgozó az Adatkezelővel kötött írásbeli szerződés alapján közreműködik a számviteli bizonylatok könyvelésében. Ennek során az Adatfeldolgozó az érintett nevét és címét a számviteli nyilvántartáshoz szükséges mértékben, a Sztv. 169. § (2) bekezdésének megfelelő időtartamban kezeli, ezt követően haladéktalanul törli.
6.4 Árukiszállítással kapcsolatos adatkezelés:
| Adatfeldolgozó neve | Adatfeldolgozó címe |
| Magyar Posta Zrt | Budapest, Dunavirág.u.2-6 |
Az Adatfeldolgozók az Adatkezelővel kötött írásbeli szerződés alapján az Adatkezelő megbízásából kiszállíthatnak árukat. Az érintettek magánadatait más tevékenység céljából nem használhatják fel az adatfeldolgozók.
7. Közös adatkezelési tevékenység
Közös adatkezelést nem végez cégünk.
8. Adatvédelmi incidens bejelentése
Adatvédelmi incidens bejeletését az adatkezelő képviselője végzi a NAIH https://naih.hu/adatvedelmi-incidensbejelent–rendszer.html oldalon kell megtenni.
9. Adattovábbítás harmadik országnak
Nem történik adattovábbítás.
